Ce qui a commencé comme une appli pour l’engagement pendant les événements est en train de devenir une plateforme complète de bout en bout. Toujours aussi simple à utiliser – maintenant avec Inscriptions.
Eventee te permet d’envoyer des invitations et de collecter les inscriptions pour ton événement. Ça t’aide à gérer ta liste de participants plus efficacement et à fluidifier les workflows d’organisation d’événements.
Cet article va t’aider à comprendre comment naviguer dans la fonctionnalité d’Inscriptions d’Eventee.
Avant de commencer à envoyer des invitations RSVP, tu dois ouvrir les inscriptions pour que les participants puissent remplir le formulaire d’inscription.
Merci de consulter le guide étape par étape sur How to open/close registrations?
Retrouve ton tableau d’administration des inscriptions dans People → Registrations.
Dans la colonne de gauche, tu verras les attributs de chaque inscrit.
Comprendre les statuts d’inscription :
Non invité - L’invitation n’a pas été envoyée à l’inscrit.
En attente - L’inscrit n’a pas répondu à l’invitation.
E-mail invalide - L’e-mail de l’inscrit n’était pas valide.
Accepté - L’inscrit a répondu oui à l’invitation.
Refusé - L’inscrit a répondu non à l’invitation.
Une fois que ton événement est configuré et public, tu peux commencer à envoyer des invitations et à collecter des inscriptions. Les inscriptions peuvent être collectées via trois canaux:
Inscription via invitations RSVP
Inscription via un lien direct
Inscription via le site web de l’événement
Tu peux inviter des inscrits en leur envoyant un email RSVP. Pour faire ça, va dans : People → Registrations → Import.
Tu peux soit importer les emails depuis un fichier, soit les ajouter manuellement.
Pour plus d’infos détaillées, tu peux consulter l’article How to import registrants and send them an RSVP.
Si tu veux inscrire une personne en particulier, tu peux lui envoyer un lien direct grâce auquel elle pourra compléter son inscription.
Suis simplement ces étapes :
Clique sur le bouton Preview .
Dans la fenêtre pop-up, tu trouveras le lien URL pour accéder au formulaire d’inscription. Tu peux copier le lien et l’envoyer à tes potentiels inscrits.
Le site web no-code d’Eventee te permet de collecter des inscriptions. Une fois que les inscriptions sont ouvertes, le bouton 'Register' apparaît sur le site web de ton événement.
Comment vérifier si le bouton « Register » est visible sur ton site web :
Clique sur le bouton Preview sur le côté droit du menu du haut
Dans la fenêtre pop-up, tu trouveras le lien URL vers le site web de l’événement.
Un nouvel onglet va s’ouvrir avec le site web de ton événement, où tu peux vérifier le bouton « Register ».
Pour envoyer des RSVP, ton événement doit être public. Les inscrits à l’événement reçoivent un e-mail de RSVP qui leur permet de décider s’ils acceptent ou refusent l’invitation.
Quand l’inscrit clique sur « Oui » dans le RSVP, il est redirigé vers une page avec le formulaire d’inscription. Une fois qu’il remplit le formulaire, son inscription est confirmée et il reçoit un e-mail de remerciement. L’e-mail de remerciement contient un bouton « Mettre à jour l’inscription » qui lui permet de changer d’avis. Il peut modifier son statut jusqu’à la fermeture des inscriptions.
Quand l’inscrit clique sur « Non » dans le RSVP, il est redirigé vers une page avec un message de remerciement. Il ne reçoit pas d’e-mail de remerciement. Il peut changer d’avis jusqu’à la fermeture des inscriptions.
Vous peux personnaliser l’e-mail de RSVP avec la fonctionnalité Custom branding.
Pour plus d’infos, rends-toi sur : Customize the looks of the Eventee app.
Une fois qu’un inscrit reçoit un e-mail de RSVP et l’accepte, il est redirigé vers le formulaire d’inscription. L’adresse e-mail de l’inscrit est préremplie dans le formulaire d’inscription.
Les champs du formulaire d’inscription :
Prénom - Obligatoire
Nom - Facultatif
E-mail - Obligatoire
Entreprise - Facultatif
Réponse à la case à cocher RSVP
Case à cocher avec les conditions d’utilisation - Obligatoire
Tu peux utiliser le formulaire d’inscription par défaut avec les champs mentionnés ci-dessus, ou créer ton propre formulaire personnalisé. En savoir plus dans notre guide : How to set up a custom registration form.
En ce qui concerne le comportement d’inscription, tu peux configurer une liste d’autorisation pour les inscriptions et activer l’invitation automatique à télécharger l’appli.
Tu peux trouver des informations plus détaillées ici : How to set up registration behaviour?
Si tu sais à l’avance que la capacité de la salle où tu organises l’événement a un nombre de places limité, tu peux définir le nombre maximum de participants et ainsi fixer une limite d’inscription.
Voici un exemple : disons que la salle a une capacité de 400 participants, donc tu définis le "Maximum number of attendees" à 400. Maintenant, seulement 400 personnes inscrites peuvent cliquer sur "Yes" dans le RSVP, remplir le formulaire d’inscription et l’envoyer. Si une 401e personne clique sur "Yes" et essaie de remplir le formulaire, elle verra un message d’avertissement, “Tickets sold out”.
Comment configurer une limite d’inscription :
Va dans l’onglet People → Attendees . Sur le côté gauche de l’écran, tu trouveras la carte avec les filtres pour les participants ; là, tu verras une icône en forme de roue dentée. Quand tu cliques dessus, une fenêtre pop-up apparaît.
Dans cette fenêtre pop-up, tu peux définir le nombre maximal de participants. Ce nombre ne peut pas dépasser le maximum global autorisé pour ton événement (par exemple, si tu es sur l’offre Solo, la valeur maximale est de 500 participants). Si ce paramètre est laissé à zéro, la limite sera par défaut le nombre maximal de participants autorisé par ton offre actuelle (par ex., 500 participants pour l’offre Solo).
