Après avoir activé et configuré la fonction d’enregistrement dans l’administration, vous pouvez installer et ouvrir l’application d’enregistrement. L’application d’enregistrement est disponible sur trois plateformes : iOS, Android et le Web.
Pour installer et ouvrir l’application d’enregistrement, sur le Web ou sur mobile, vous aurez besoin du lien de l’application et du code PIN. Vous trouverez ces deux éléments dans l’administration de l’événement :
Accédez à Paramètres → Fonctionnalités → Enregistrement
Dans l’onglet Enregistrement, vous trouverez un lien profond unique, un code QR et un code PIN
L’ouverture du lien dans un navigateur sur ordinateur mène à l’écran d’activation de l’application d’enregistrement en ligne.
La saisie du code PIN ouvre l’application d’enregistrement à l’événement
Ouvrir le lien sur un appareil iOS ou scanner le code QR avec l’appareil photo de votre mobile vous redirigera vers la page de téléchargement de l’application.
En cliquant sur le bouton Obtenir l’application, vous accédez à l’App Store, où vous pouvez cliquer sur le bouton Installer puis ouvrir l’application
La saisie du code PIN ouvre l’application de pointage de l’événement
Ouvrir le lien sur un appareil Android ou scanner le code QR avec l’appareil photo de votre mobile vous dirigera vers la page de téléchargement de l’application.
En cliquant sur le bouton « Ouvrir l’application », vous accédez au Google Play Store, où vous pouvez cliquer sur le bouton Installer, puis ouvrir l’application
Saisir le code PIN ouvre l’application de contrôle des entrées à l’événement
Sur toutes les plateformes, le bouton des paramètres se trouve à gauche de la barre de menu et les paramètres sont les mêmes pour toutes.
Les paramètres sont répartis en trois sections :
1a. Langue
Vous pouvez définir la langue de l’application.
1b. Envoi automatique des invitations à l’application
Lorsque cette option est activée, un participant reçoit un e-mail l’invitant à télécharger l’application Eventee après le scan de son billet.
1c. Fermeture automatique de la fenêtre de pointage
Lorsque cette option est activée, la fenêtre contextuelle de pointage se ferme automatiquement au bout de 10 secondes.
1d. Verrouillage automatique
Vous pouvez définir le délai au bout duquel l’application se verrouille automatiquement en cas d’inactivité.
1e. Son du pointage
Vous pouvez choisir parmi différents sons intégrés ou importer votre propre son personnalisé. Le son sera diffusé après chaque enregistrement réussi. Par défaut, l’enregistrement est réglé sur silencieux.
2a. Autoriser le scan avec l’appareil photo
Une fois cette option activée, vous pourrez scanner les codes QR de vos participants.
2b. Sélection de l’appareil photo
Vous pouvez sélectionner l’appareil photo de votre choix pour scanner les codes QR.
2c. Appareil photo toujours activé
Lorsque cette option est activée, l’appareil photo de l’appareil reste allumé et prêt à scanner des billets.
Lorsque cette option est désactivée, vous pouvez choisir comment le scan par caméra s’affiche dans le Mode d’affichage de la caméra
Intégré - affiche le flux de la caméra dans un bouton flottant
Fenêtre modale - affiche le scanner de caméra dans une boîte de dialogue modale
3a. Imprimer l’étiquette du badge après le scan du participant
Lorsque cette fonction est activée, les badges s’impriment automatiquement une fois le participant enregistré
Lorsque cette fonction est désactivée, vous devez cliquer sur le 'Imprimer le badge' pour imprimer un badge.
3b. Sélection de l’imprimante
Une fois l’imprimante ajoutée avec succès, elle apparaîtra dans la liste déroulante de sélection des imprimantes. Pour en savoir plus sur la connexion d’une imprimante, veuillez consulter la documentation technique sur l’impression des étiquettes de badges.
Après avoir sélectionné votre imprimante dans la liste, cliquez sur 'Demander l’autorisation et scanner'. Vous pouvez ensuite effectuer un test d’impression en cliquant sur le bouton 'Test d’impression'.
3c. Format du papier
Vous trouverez des informations détaillées sur les formats de papier dans la documentation technique sur l’impression des étiquettes de badges.
Cliquer sur le bouton « Verrouiller l’application » verrouillera l’application et vous redirigera vers l’écran d’activation. Pour accéder à nouveau à l’application, vous devrez saisir votre code PIN.
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Réinitialiser l’application », une fenêtre modale affiche un avertissement indiquant que la réinitialisation désactivera l’application. Vous devrez réactiver l’application à l’aide d’un lien profond ou d’un code d’activation.
Ouvrez l’application de contrôle d’accès
Vérifiez dans les paramètres que l’option « Autoriser la lecture par caméra » est activée
Revenez à l’écran du tableau de bord
Vérifiez si le lecteur de QR code est visible dans le coin inférieur droit de l’écran du tableau de bord
Il vous suffit maintenant de scanner le billet du participant avec la caméra.
Les participants peuvent présenter le code QR envoyé dans l’e-mail de confirmation de leur inscription.
Si le participant a téléchargé l’application Eventee et ouvert l’événement, il peut trouver son code QR personnel dans le tableau de bord en appuyant sur le bouton flottant vert en bas à droite de l’écran.
Si vous utilisez la billetterie (pour en savoir plus sur la billetterie), vous pouvez scanner le billet que le participant trouvera dans l’application, à côté de l’icône de recherche.
Nous prenons en charge la lecture d’un large éventail de formats de codes-barres sur toutes les plateformes, notamment QR, Aztec, Data Matrix, PDF417, Code 128, Code 39, Code 93, Codabar, ITF, EAN-8/13 et UPC-A/E.
L’application Eventee Check-in (version Web) prend en charge les scanners de codes QR externes.
Les participants qui se présentent sans être inscrits peuvent être ajoutés à la liste directement depuis l’application. Le bouton « Ajouter un participant » se trouve dans le coin supérieur droit de l’écran du tableau de bord.
Cliquez sur le bouton « Add Attendee »
Tout d’abord, vérifiez si le participant existe déjà. S’il existe mais n’est pas enregistré, cliquez sur son nom. Il sera alors enregistré pour la session. Pour un atelier avec mentorat, vous devrez également choisir le mentor auquel le participant sera attribué.
Si le participant n’existe pas, vous pouvez en créer un nouveau en cliquant sur « Create new attendee ». Remplissez le formulaire, puis cliquez sur le bouton d’envoi.
Le formulaire contient les champs suivants :
Prénom (champ facultatif)
Nom (champ facultatif)
Entreprise (champ facultatif)
E-mail (champ obligatoire)
Case à cocher - Envoyer automatiquement un e-mail pour télécharger l’application Eventee
Après avoir envoyé le formulaire, vous êtes redirigé vers la liste des participants
Le bouton Filtrer se trouve à côté de la barre de recherche, dans le coin supérieur droit de l’écran.
Vous pouvez filtrer les participants par :
Statut d’émargement :
Émargés : Tous les participants qui ont déjà émargé.
Non émargés : Tous les participants qui n’ont pas encore émargé.
Groupes
Lorsque vous cliquez sur un participant dans la liste, vous pouvez consulter son profil. Vous pouvez alors modifier ses informations, annuler son émargement ou lui envoyer une invitation par e-mail pour télécharger l’application Eventee.
