كيف تشتغل التسجيلات في Eventee؟

ما بدأ كتطبيق لفعاليات التفاعل صار يتحول إلى منصة كاملة من البداية للنهاية. ما زال سهل الاستخدام بشكل استثنائي – والآن مع التسجيلات.

Eventee يخليك ترسل دعوات وتجمع التسجيلات لفعاليتك. هذا يساعدك تدير قائمة الحضور بشكل أكثر كفاءة ويبسط عليك سير عمل التخطيط للفعالية.

هذي المقالة بتساعدك تفهم كيف تتنقّل في خاصية التسجيل في Eventee.

إعدادات التسجيل

فتح وإغلاق التسجيل

قبل ما تبدأ ترسل دعوات الحضور (RSVPs)، لازم تفتح التسجيل عشان اللي بيسجلون يقدرون يعَبّون نموذج التسجيل.

شوف الدليل خطوة بخطوة عن How to open/close registrations?

تلقى لوحة إدارة التسجيلات في People → Registrations.

لاحظ إنه تقدر تتنقل في لوحة إدارة التسجيل حتى لو حدثك مو عام. لكن عشان تقدر ترسل دعوات الحضور (RSVPs) وتجمع التسجيلات، لازم يكون حدثك عام والتسجيل فيه مفتوح. لمزيد من المعلومات عن كيفية نشر حدثك، شوف هذا المقال.

في العمود اللي على اليسار، راح تشوف خصائص كل شخص مسجّل.

فهم حالات التسجيل:

• Not invited - ما تم إرسال دعوة RSVP للشخص المسجّل.

• Pending - الشخص المسجّل ما رد على دعوة الـ RSVP.

• Invalid email - إيميل الشخص المسجّل غير صالح.

• Accepted - الشخص المسجّل رد بنعم على دعوة الـ RSVP.

• Declined - الشخص المسجّل رد بلا على دعوة الـ RSVP.

جمع التسجيلات

بعد ما تجهّز حدثك وتخليه عام، تقدر تبدأ ترسل دعوات الحضور (RSVPs) وتجمع التسجيلات. تقدر تجمع التسجيلات عن طريق ثلاث قنوات:

1. التسجيل من خلال دعوات RSVP

2. التسجيل من خلال رابط مباشر

3. التسجيل من خلال موقع الفعالية

1. كيف تجمع التسجيلات من خلال دعوات RSVP

تقدر تعزم المسجلين عن طريق إرسال إيميل RSVP لهم. عشان تسوي كذا، روح إلى: People → Registrations → Import.

تقدر تستورد الإيميلات من ملف أو تدخلها يدويًا.

لمعلومات أكثر تفصيلًا، شوف المقال How to import registrants and send them an RSVP.

2. كيف تجمع التسجيلات من خلال رابط مباشر

إذا في شخص معيّن حابب تسجّله، تقدر ترسل له رابط مباشر يقدر من خلاله يكمل عملية التسجيل.

بس اتبع هذي الخطوات:

1. اضغط على زر Preview .

2. في النافذة المنبثقة، راح تلاقي رابط URL للوصول لاستمارة التسجيل. تقدر تنسخ الرابط وترسله للأشخاص اللي حابين يسجّلون.

3. كيف تجمع التسجيلات من خلال موقع الفعالية

موقع الفعالية من Eventee بدون كود يسمح لك تجمع التسجيلات. أول ما يفتح التسجيل، زر 'Register' راح يطلع في موقع الفعالية حقّك.

كيف تتحقق إذا كان زر “Register” ظاهر على موقعك الإلكتروني:

1. اضغط على زر Preview على الجهة اليمنى من القائمة العلوية
   

   

2. في النافذة المنبثقة، راح تلاقي رابط URL لموقع الفعالية.

   

1. راح يفتح لسان جديد في المتصفح لموقع الفعالية، وهناك تقدر تتأكد من زر “Register”.

   

لما الشخص اللي يسجل يعبّي ويأكد استمارة التسجيل عن طريق الرابط المباشر أو من خلال موقع الفعالية، راح يظهر في لوحة إدارة التسجيل بحالة ‘Accepted’ (مقبول). بنفس الوقت، راح يصير حاضر (attendee) بحالة ‘Not Invited’ (غير مدعو). الشخص اللي سجّل راح يستلم إيميل شكر فيه زر ‘Update your registration’ عشان يقدر يسوي أي تغييرات يبغاها.

الرد على الدعوة (RSVP)

عشان تقدر ترسل دعوات RSVP، لازم تكون فعاليتك عامة. الأشخاص المسجلين في الفعالية يستلمون إيميل RSVP يسمح لهم يقررون إذا يبغون يقبلون الدعوة أو يرفضونها.

قبول دعوة الـ RSVP

لما الشخص اللي سجّل يضغط 'Yes' في رسالة الـ RSVP، يتم توجيهه لصفحة فيها استمارة التسجيل. بعد ما يعبّي الاستمارة، يتأكد تسجيله ويستلم إيميل شكر. إيميل الشكر يحتوي زر “Update the registration” اللي يسمح له يغيّر رأيه. يقدر يغيّر حالته لين ما يتم إغلاق التسجيل.

رفض دعوة الـ RSVP

لما الشخص اللي سجّل يضغط 'No' في رسالة الـ RSVP، يتم توجيهه لصفحة فيها رسالة شكر. ما يستلم إيميل شكر. يقدر يغيّر رأيه لين ما يتم إغلاق التسجيل.

تخصيص رسالة إيميل RSVP

Yتقدر تخصص إيميل RSVP باستخدام ميزة العلامة التجارية المخصصة.

لمعلومات أكثر، زر: Customize the looks of the Eventee app.

نموذج التسجيل

أول ما يستلم الشخص إيميل RSVP ويقبله، يتم توجيهه لنموذج التسجيل. إيميل الشخص ينحط تلقائيًا في خانة الإيميل داخل نموذج التسجيل.

لما الشخص يوصل لنموذج التسجيل عن طريق رابط مباشر أو يضغط زر "Register" في موقع الفعالية، عنوان الإيميل ما يكون مكتوب مسبقًا في نموذج التسجيل.

حقول نموذج التسجيل:

1. الاسم الأول - مطلوب

2. اسم العائلة - اختياري

3. البريد الإلكتروني - مطلوب

4. الشركة - اختياري

5. إجابة مربع اختيار RSVP

6. مربع اختيار بشروط الاستخدام - مطلوب

تقدر تستخدم نموذج التسجيل الافتراضي بالحقول المذكورة فوق، أو تنشئ نموذج مخصص خاص فيك. تقدر تعرف أكثر في دليلنا: How to set up a custom registration form.

سلوك التسجيل

بخصوص سلوك التسجيل، تقدر تضبط قائمة مسموح بها للتسجيلات وتفعّل دعوة تلقائية لتحميل التطبيق.

يمكنك العثور على معلومات أكثر تفصيلًا هنا: How to set up registration behaviour?

حد التسجيل

إذا كنت تعرف مسبقًا أن قاعة الحدث عندك سعتها محدودة بعدد معين من المقاعد، تقدر تحدد أقصى عدد للحضور وبهذا تحدد حدًا للتسجيل.

مثال: لنفترض أن القاعة تستوعب 400 حاضر، فراح تضبط خيار "Maximum number of attendees" على 400. الآن فقط 400 شخص يقدرون يضغطون "Yes" في RSVP، ويعبّون نموذج التسجيل ويرسلونه. لو الشخص رقم 401 ضغط "Yes" وحاول يعبّي النموذج، راح تظهر له رسالة تحذير: “Tickets sold out”.

طريقة إعداد حد التسجيل:

1. روح إلى تبويب People → Attendees في الجهة اليسار من الشاشة، راح تلاقي بطاقة فيها فلاتر للحضور، وهناك راح تشوف أيقونة ترس (cogwheel). لما تضغط عليها راح يطلع لك نافذة منبثقة.

2. في هذه النافذة المنبثقة، تقدر تضبط الحد الأقصى لعدد الحضور. ما يمديك تحط رقم أعلى من الحد الأقصى المسموح فيه للفعالية حقّك (مثلاً، إذا كنت على باقة Solo، أعلى قيمة هي 500 حاضر). إذا خليت هالإعداد على صفر، بيصير الحد تلقائياً هو الحد الأقصى لعدد الحضور المسموح فيه في خطتك الحالية (مثلاً، 500 حاضر لباقة Solo).