Jak zaimportować uczestników i wysłać im RSVP

W tym artykule dowiesz się, jak importować i zapraszać rejestrujących się uczestników, jak radzić sobie z nieprawidłowymi użytkownikami i nie tylko.

Pamiętaj, że możesz wysłać RSVP dopiero wtedy, gdy Twoje wydarzenie jest opublikowane. Tryb roboczy (draft) jest przeznaczony tylko do celów testowych.

Importując użytkowników do opublikowanego wydarzenia, zawsze możesz wybrać, czy chcesz wysłać im RSVP od razu, czy później.

Od czego zacząć

Zacznij od stworzenia swojej listy rejestrujących się w Eventee. Żeby dodać rejestrujących się do Eventee, przejdź do zakładki People → Registrations. Tutaj po prawej stronie ekranu, obok przycisku Export zobaczysz przycisk Import.

Rejestrujący się to każda osoba biorąca udział w procesie rejestracji. Gdy potwierdzi swoją obecność, automatycznie stanie się uczestnikiem (attendee) i zostanie przeniesiona do zakładki „Attendee” tuż obok Registrations.

Teraz masz dwie opcje importu rejestrujących się i wysyłania im RSVP: przesłanie pliku albo dodanie ich ręcznie.

Jak importować rejestrujących się z pliku

Szablon pliku do importu

Przed przesłaniem upewnij się, że Twój plik spełnia wszystkie wymagania potrzebne do poprawnego importu uczestników.

Przykładowy plik do importu uczestników znajdziesz tutaj. Tylko pole z adresem e-mail jest wymagane.

Instrukcja krok po kroku

Skoro już wiesz, od czego zacząć, porozmawiajmy o tym, jak przesłać plik i zmapować atrybuty, żeby poprawnie połączyć pola danych.

1A. W oknie Import wybierz Import z pliku i prześlij swój plik z informacjami o uczestnikach. Obsługujemy formaty .xls, .xlsx, .csv, oraz .tsv.

1B. Gdy plik zostanie przesłany, kliknij Kontynuuj żeby przejść do kolejnego ekranu, gdzie zmapujesz wartości z pliku na atrybuty Eventee. Dla każdej kolumny w swoim pliku wybierz odpowiadającą jej wartość z listy Eventee.

Tutaj możesz ustawić dodatkowe opcje:

- Pomiń istniejących uczestników oznacza, że uczestnicy, którzy są już na liście uczestników twojego wydarzenia, zostaną pominięci. Upewnij się, że przesłany plik nie zawiera duplikatów.

- Wyślij RSVP do zaimportowanych uczestników automatycznie wysyła RSVP do uczestników, których właśnie importujesz. Ta opcja jest dostępna tylko dla opublikowanych wydarzeń.

1C. Kliknij Continue żeby Eventee przetworzył twoje dane. Możesz zamknąć ten ekran w dowolnym momencie i sprawdzić postęp później, jeśli będzie taka potrzeba. Wszystko gotowe, dobra robota!

1D. Możesz w każdej chwili sprawdzić postęp za pomocą przycisku History.

Ręczny import: przewodnik krok po kroku

Ręczny import uczestników sprawdza się idealnie, gdy musisz dodać tylko adresy e-mail osób rejestrujących się albo nie masz pliku do wysłania. Mimo to możesz nadal dodać szczegółowe informacje o każdym rejestrującym się, takie jak jego imię, firma, stanowisko i linki do social mediów.

2A. W oknie importu wybierz opcję Importuj ręcznie.

2B. Teraz możesz po prostu dodać adresy e-mail rejestrujących się albo wpisać dowolne dodatkowe wartości.

Wartości muszą być oddzielone przecinkami, a każdy nowy rejestrujący się musi znajdować się w nowym wierszu.

Wymagane: email

Opcjonalne: imię, nazwisko, bio, firma, stanowisko, Facebook, LinkedIn, Twitter/X, strona internetowa, link do zdjęcia*, numer telefonu

*Link do zdjęcia - musi być linkiem do publicznego zdjęcia kończącego się na .jpg lub .png (NIE Google Drive, OneDrive, DropBox itp.), jeśli wymagane jest logowanie albo rejestracja, nie będziemy mogli go pobrać.

2C. Na następnym ekranie musisz przypisać wprowadzone wartości do atrybutów Eventee.

Jeśli twoje wydarzenie jest już publiczne, możesz też zaznaczyć „Wyślij RSVP do zaimportowanych uczestników” żeby wysłać automatyczne RSVP do nowo zaimportowanych uczestników.

2D. W kolejnym kroku Eventee przetworzy twoje dane i wyśle zaproszenia, jeśli zaznaczyłeś tę opcję w poprzednim kroku. Możesz zamknąć to okno dialogowe w dowolnym momencie bez przerywania przetwarzania.

2E. W każdej chwili możesz sprawdzić postęp przez przycisk „Historia”.

Historia rejestracji

Po kliknięciu na imię i nazwisko uczestnika możesz zobaczyć jego profil, włącznie z historią rejestracji.

Zrozumienie statusów rejestracji:

• Nie zaproszony - RSVP nie zostało wysłane do uczestnika.

• Oczekujący - uczestnik nie odpowiedział na RSVP.

• Nieprawidłowy e-mail - adres e-mail uczestnika jest nieprawidłowy.

• Zaakceptowany - uczestnik odpowiedział „tak” na RSVP.

• Odrzucony - uczestnik odpowiedział „nie” na RSVP.

W lewej kolumnie zobaczysz atrybuty każdego uczestnika.

Jak postępować z nieprawidłowymi uczestnikami

W takim przypadku najlepszą opcją jest zawsze zaproszenie użytkownika z innym adresem e-mail. Jeśli jednak nie jest to możliwe, napisz do naszego zespołu wsparcia, a oni się tym zajmą.

Przypisuj uczestników do grup za pomocą importu Eventee

Jeśli używasz funkcji grup, możesz łatwo przypisywać zgłaszających do konkretnych grup — albo nawet tworzyć nowe grupy — podczas importowania ich do panelu administracyjnego Eventee.

Kiedy zgłaszający staje się uczestnikiem, przypisana mu grupa pozostaje taka sama.

Jak przypisywać grupy podczas importu

Jeśli importujesz zgłaszających z pliku, zrób tak:

1. Dodaj nową kolumnę do swojego pliku, która będzie reprezentować nazwę grupy.

2. Uzupełnij nazwę grupy dla każdego zgłaszającego w pliku.

3. Podczas importu zaznacz pole „Create Groups” i przypisz atrybut "Group Name".

Pamiętaj, że jeśli nazwa grupy z twojego pliku pasuje do istniejącej grupy w Eventee, zgłaszający zostaną automatycznie przypisani do tej grupy. Jeśli grupa nie istnieje, Eventee utworzy ją i odpowiednio przypisze zgłaszających.