Dans cet article, vous découvrirez comment importer et inviter des personnes inscrites, gérer les utilisateurs non valides et bien plus encore.
Lors de l'importation d'utilisateurs dans un événement publié, vous pouvez toujours choisir de leur envoyer une invitation à confirmer leur présence maintenant ou plus tard.
Commencez par créer votre liste de personnes inscrites dans Eventee. Pour ajouter des personnes inscrites à Eventee, rendez-vous dans l'onglet Personnes → Inscriptions. Vous devriez y voir un bouton Importer sur le côté droit de l'écran, à côté du bouton Exporter.
Vous disposez maintenant de deux options pour importer des personnes inscrites et leur envoyer une invitation à confirmer leur présence : téléverser un fichier ou les ajouter manuellement.
Avant de téléverser votre fichier, veuillez vous assurer qu’il remplit toutes les conditions nécessaires à l’importation réussie des participants.
Vous trouverez le fichier exemple pour l’importation des participants ici. Seul le champ e-mail est obligatoire.
Maintenant que vous savez par où commencer, voyons comment téléverser le fichier et associer ses attributs pour relier correctement les champs de données.
1A. Dans la boîte de dialogue d’importation, sélectionnez Importer depuis un fichier et téléversez votre fichier contenant les informations des participants. Nous prenons en charge les formats .xls, .xlsx, .csv, et .tsv.
1B. Une fois votre fichier téléversé, cliquez sur Continuer pour passer à l’écran suivant, où vous associerez les valeurs de votre fichier aux attributs d’Eventee. Pour chaque colonne de votre fichier, sélectionnez la valeur correspondante dans la liste Eventee.
1C. Cliquez sur Continuer pour permettre à Eventee de traiter vos données. Vous pouvez fermer cet écran à tout moment et vérifier la progression plus tard si nécessaire. C'est terminé, bravo !
1D. Vous pouvez consulter la progression à tout moment à l'aide du bouton Historique.
L’importation manuelle des participants est idéale lorsque vous avez seulement besoin d’ajouter les adresses e-mail des inscrits ou que vous ne disposez pas d’un fichier à importer. Vous pouvez tout de même inclure des informations détaillées sur chaque inscrit, comme son nom, son entreprise, son poste et ses liens vers les réseaux sociaux.
2A. Dans la boîte de dialogue d’importation, sélectionnez l’option Importer manuellement.
2B. Vous pouvez maintenant simplement ajouter les adresses e-mail des inscrits ou saisir d’autres valeurs.
Obligatoire : e-mail
Facultatif : prénom, nom, biographie, entreprise, poste, Facebook, LinkedIn, Twitter/X, site web, lien vers une photo*, numéro de téléphone
*Lien vers une photo - doit renvoyer vers une photo publique au format .jpg ou .png (PAS Google Drive, OneDrive, DropBox, etc.). Si une connexion ou une inscription est nécessaire, nous ne pourrons pas la télécharger.
2C. Sur l’écran suivant, vous devez attribuer les valeurs que vous avez saisies aux attributs Eventee.
2D. À l’étape suivante, Eventee traitera vos données et enverra des invitations si vous avez coché l’option à l’étape précédente. Vous pouvez fermer cette boîte de dialogue à tout moment sans interrompre le traitement.
2E. Vous pouvez suivre la progression à tout moment en cliquant sur le bouton « Historique ».
Historique des inscriptions
Lorsque vous cliquez sur le nom d’une personne inscrite, vous pouvez consulter son profil, y compris son historique d’inscription.
Comprendre les statuts d’inscription :
Non invité - L’invitation RSVP n’a pas été envoyée à la personne inscrite.
En attente - La personne inscrite n’a pas répondu à l’invitation RSVP.
Adresse e-mail invalide - L’adresse e-mail de la personne inscrite n’est pas valide.
Accepté - La personne inscrite a répondu oui à l’invitation RSVP.
Refusé - La personne inscrite a répondu non à l’invitation RSVP.
Dans la colonne de gauche, vous verrez les attributs de chaque personne inscrite.
Comment gérer les personnes inscrites invalides
Dans ce cas, la meilleure solution consiste toujours à inviter la personne avec une autre adresse e-mail. Toutefois, si cela n’est pas possible, veuillez contacter notre équipe d’assistance, qui examinera le problème.
Si vous utilisez la fonctionnalité de groupes, vous pouvez facilement attribuer les personnes inscrites à des groupes spécifiques — ou même créer de nouveaux groupes — lors de leur importation dans le panneau d’administration Eventee.
Si vous importez des personnes inscrites à partir d’un fichier, suivez ces étapes :
Ajoutez une nouvelle colonne à votre fichier qui indique le nom du groupe.
Renseignez le nom du groupe pour chaque personne inscrite dans votre fichier.
Lors de l’importation, cochez la case « Create Groups » et attribuez l’attribut « Group Name ».
Les personnes inscrites sans invitation sont celles dont le statut est « non invitées ». Vous pouvez envoyer une invitation RSVP aux personnes inscrites uniquement lorsque votre événement est public. Il y a deux façons de procéder :
Vous pouvez les inviter directement lors de l’importation des personnes inscrites en cochant l’option « Envoyer une invitation RSVP aux participants importés ».
Vous pouvez aussi leur envoyer une invitation RSVP ultérieurement en cochant la case à côté de chaque personne inscrite que vous souhaitez inviter.
Si vous souhaitez inviter toutes les personnes inscrites, sélectionnez cette option pour éviter de cocher chaque case manuellement.
Après avoir sélectionné les personnes inscrites, vous pouvez leur envoyer une invitation RSVP.
