Comment importer des inscrits et leur envoyer un RSVP

Dans cet article, tu vas apprendre comment importer et inviter des inscrits, comment gérer les utilisateurs non valides, et plus encore.

Veuillez noter que vous pouvez envoyer un RSVP uniquement une fois que ton événement est publié. Le mode brouillon est prévu uniquement pour des tests.

Quand tu importes des utilisateurs vers un événement publié, tu peux toujours choisir si tu veux leur envoyer un RSVP tout de suite ou plus tard.

Par où commencer

Commence par créer ta liste d’inscrits dans Eventee. Pour ajouter des inscrits à Eventee, rends-toi dans l’onglet People → Registrations. Ici, tu devrais voir un bouton Import sur le côté droit de l’écran, à côté de Export.

Un inscrit est toute personne impliquée dans le processus d’inscription. Une fois qu’elle confirme sa participation, elle devient automatiquement un participant et sera déplacée vers l’onglet « Attendee » juste à côté de Registrations.

Tu as maintenant deux options pour importer des inscrits et leur envoyer des RSVPs : téléverser un fichier ou les ajouter manuellement.

Comment importer des inscrits à partir d’un fichier

Modèle de fichier d’import

Avant de téléverser, assure-toi que ton fichier respecte toutes les exigences nécessaires pour réussir l’import des inscrits.

Tu peux trouver l’exemple de fichier pour l’import des inscrits ici. Seul le champ e-mail est obligatoire.

Guide étape par étape

Maintenant que tu sais par où commencer, parlons de comment téléverser et faire correspondre les attributs du fichier pour lier correctement les champs de données.

1A. Dans la fenêtre d’import, sélectionne Importer depuis un fichier et téléverse ton fichier contenant les informations des inscrits. Nous prenons en charge .xls, .xlsx, .csv, et .tsv.

1B. Une fois que ton fichier est téléversé, clique sur Continuer pour passer à l’écran suivant, où tu feras correspondre les valeurs de ton fichier aux attributs Eventee. Pour chaque colonne de ton fichier, sélectionne une valeur correspondante dans la liste Eventee.

Ici, tu peux définir des options supplémentaires :

- Ignorer les inscrits existants signifie que les personnes déjà présentes dans la liste des inscrits de ton événement seront ignorées. Assure-toi que le fichier que tu télécharges ne contient pas de doublons.

- Envoyer un RSVP aux inscrits importés envoie automatiquement un RSVP aux inscrits que tu es en train d’importer. Cette option est disponible uniquement pour les événements publiés.

1C. Clique sur Continuer pour laisser Eventee traiter tes données. Tu peux fermer cet écran à tout moment et revenir voir la progression plus tard si besoin. Et voilà, beau travail !

1D. Tu peux vérifier la progression à tout moment via le bouton Historique.

Import manuel : guide étape par étape

L’import manuel des participants est idéal lorsque tu as seulement besoin d’ajouter les emails des inscrits ou que tu n’as pas de fichier à importer. Même comme ça, tu peux quand même inclure des informations détaillées sur chaque inscrit, comme son nom, son entreprise, son poste et ses liens vers les réseaux sociaux.

2A. Dans la fenêtre d’import, sélectionne l’option Importer manuellement.

2B. Maintenant, tu peux simplement ajouter les emails de tes inscrits ou saisir d’autres valeurs supplémentaires.

Les valeurs doivent être séparées par des virgules, et chaque nouvel inscrit doit être sur une nouvelle ligne.

Obligatoire : email

Optionnel : prénom, nom, bio, entreprise, poste, Facebook, LinkedIn, Twitter/X, site web, lien photo*, numéro de téléphone

*Lien photo - doit être un lien vers une photo publique qui se termine par .jpg ou .png (PAS Google Drive, OneDrive, DropBox, etc.). Si une connexion ou une inscription est nécessaire, on ne pourra pas la télécharger.

2C. Sur l’écran suivant, tu dois associer les valeurs que tu as saisies aux attributs Eventee.

Si ton événement est déjà public, tu peux aussi cocher l’option ‘Send RSVP to imported registrants’ pour envoyer automatiquement le RSVP aux nouveaux inscrits importés.

2D. À l’étape suivante, Eventee va traiter tes données et envoyer les invitations si tu as coché l’option à l’étape précédente. Tu peux fermer cette fenêtre à tout moment sans interrompre le traitement.

2E. Tu peux vérifier l’avancement à tout moment via le bouton ‘History’.

Historique des inscriptions

Quand tu cliques sur le nom d’un inscrit, tu peux voir son profil, y compris l’historique de ses inscriptions.

Comprendre les statuts d’inscription :

• Non invité - Le RSVP n’a pas été envoyé au participant.

• En attente - Le participant n’a pas répondu au RSVP.

• E-mail invalide - L’e-mail du participant n’était pas valide.

• Accepté - Le participant a répondu oui au RSVP.

• Refusé - Le participant a répondu non au RSVP.

Dans la colonne de gauche, tu verras les attributs de chaque participant.

Comment gérer les participants invalides

Dans ce cas, la meilleure option est toujours d’inviter l’utilisateur avec une autre adresse e-mail. Cependant, si ce n’est pas possible, écris à notre équipe de support, et elle s’en occupera.

Assigner des participants à des groupes avec l’import Eventee

Si tu utilises la fonctionnalité groupes, tu peux facilement attribuer des inscrits à des groupes spécifiques — ou même créer de nouveaux groupes — tout en les important dans le panneau d’administration Eventee.

Quand un inscrit devient un participant, le groupe qui lui est attribué reste le même.

Comment attribuer des groupes lors de l’import

Si tu importes des inscrits via un fichier, suis ces étapes :

1. Ajoute une nouvelle colonne à ton fichier qui représente le nom du groupe.

2. Remplis le nom du groupe pour chaque inscrit dans ton fichier.

3. Pendant l’import, coche la case "Create Groups" et attribue l’attribut "Group Name".

Note que si le nom de groupe de ton fichier correspond à un groupe dans Eventee, les inscrits seront automatiquement affectés à ce groupe. Si le groupe n’existe pas, Eventee le créera puis affectera les inscrits en conséquence.