Créer des groupes de participants avec des accès différents aux fonctionnalités

Les groupes, une fonctionnalité super demandée, sont maintenant dispo sur Eventee et prêts à l'emploi !

C'est quoi la fonctionnalité Groupes ?

La fonctionnalité Groupes te permet d'assigner des participants à des groupes spécifiques et de gérer leur accès à certaines fonctionnalités dans l'appli Eventee.

Par exemple, si tu vends différents types de billets pour ton événement—certains incluent l'accès au networking et d'autres non—avant, tous les participants avaient soit accès au networking, soit aucun n'y avait accès. Maintenant, tu peux choisir précisément qui a accès et qui ne l'a pas.

Cette fonctionnalité va au-delà du networking ; tu peux aussi gérer l’accès à :

• Newsfeed : donne l’accès à la fonctionnalité, et tu peux aussi envoyer des posts seulement à certains groupes.

• Social Wall : donne accès au Social wall.

• Session Ratings : permet de donner des notes aux sessions pour le groupe.

• Gamification : permet de participer à la fonctionnalité Gamification.

• Schedule : permet aux participants de voir tout le programme de l’événement.

Comment créer ton premier groupe

Pour créer ton premier groupe, va dans : Settings → Features → Groups → Manage

Le seul champ obligatoire est le nom du groupe (un nom privé visible uniquement par toi et ton équipe). Tu peux aussi, si tu veux :

1. Ajouter un nom public (visible pour les participants dans l’appli)

2. Attribuer une couleur pour différencier les groupes (ça ne sera pas visible par les participants)

3. Choisir quelles fonctionnalités le groupe peut utiliser

4. Si tu utilises une plateforme de billetterie, indique un nom de billet pour mettre automatiquement les participants dans les groupes.

Assigner les participants aux groupes avec l’import Eventee

Tu peux facilement assigner des participants à des groupes précis—ou même créer de nouveaux groupes—en les important dans le panneau d’administration Eventee.

Comment assigner des groupes à l’import

Si tu importes des participants via un fichier, suis ces étapes :

1. Ajoute une nouvelle colonne à ton fichier qui représente le nom du groupe.

2. Renseigne le nom du groupe pour chaque participant dans ton fichier.

3. Lors de l’import, coche la case « Créer des groupes » et assigne l’attribut « Nom du groupe ».

Attention, si le nom du groupe de ton fichier correspond à un groupe dans Eventee, les participants seront automatiquement ajoutés à ce groupe. Si le groupe n’existe pas, Eventee va le créer puis y ajouter les participants.

Comment fonctionne le champ nom du billet ?

Si tu vends des billets via une plateforme intégrée, tu peux associer des noms de billets à des groupes. Quand tu synchronises les ventes de billets avec Eventee, les personnes qui achètent un billet spécifique seront automatiquement ajoutées au groupe correspondant.

Par exemple, si tu as un billet « Early Bird » qui donne aux participants un accès anticipé au networking, tu peux :

1. Active Networking pour le groupe "Early Bird".

2. Ajoute le nom du billet en bas.

3. Sauvegarde les paramètres et désactive Networking pour tous les autres groupes.

Maintenant, seuls les participants early bird peuvent réseauter jusqu'à ce que tu ajustes les paramètres du groupe.

Envoyer des posts Newsfeed à des groupes précis

Au-delà de limiter l'accès aux fonctionnalités, tu peux aussi utiliser les groupes pour envoyer des posts Newsfeed ciblés.

Par exemple, à un événement IT, tu voudras peut-être informer les développeurs et les managers sur certaines sessions ou stands tout en envoyant d'autres rappels généraux à tous les participants.

En plus, tu peux exporter les interactions des posts par groupe, ce qui rend le suivi de l'engagement plus simple. Tu peux aussi choisir d'exporter les données de tous les groupes d'un coup.

Note que les admins et modérateurs reçoivent toujours les notifications et peuvent voir le post pour tous les groupes. Si tu veux tester la fonctionnalité, utilise un compte participant pour voir le bon comportement.

Envoie des invitations et des rappels à des groupes spécifiques

Dans Users → Attendees, tu peux filtrer les participants par groupe et leur envoyer des invitations ciblées ou des rappels pour télécharger l’app.

C’est particulièrement pratique si tu prévois d’inviter les participants en plusieurs étapes.

Modifie l’accès pendant l’événement

Tu peux mettre à jour les réglages de groupe à tout moment — avant, pendant ou après l’événement. Tu peux aussi réassigner les participants dès que tu veux.

Pour réassigner des participants :

1. Va dans Users → Attendees

2. Sélectionne le ou les participant(s)

3. Clique sur le bouton vert à côté des invitations et choisis un autre groupe

Pour modifier l'accès :

1. Va dans Users → Attendees

2. Trouve les groupes en bas à gauche.

3. Clique sur le crayon bouton à côté du nom du groupe.

4. Active ou désactive les fonctionnalités, puis clique sur Enregistrer bouton.

Avec la fonctionnalité Groupes, tu gardes le contrôle total sur l'accès des participants et la communication, ce qui rend la gestion de ton événement super simple !