▶ Regarder sur YouTube - https://www.youtube.com/watch?v=0awtqXblbZA
Lorsque vous créez un nouvel événement, vous serez invité à remplir certaines informations de base sur votre événement. C'est également l'endroit où vous choisissez si votre événement sera hébergé dans un format virtuel, hybride ou en personne.
Virtuel - Active les fonctionnalités d'événement virtuel et supprime l'obligation d'entrer une adresse physique. À la place, il vous demande un lieu qui déterminera le fuseau horaire par défaut. Trouvez tous les outils de streaming et de réunion actuellement pris en charge. Si vous souhaitez en savoir plus sur les événements virtuels, n'hésitez pas à consulter l'article Créer un événement virtuel avec Eventee.
Hybride - Active les fonctionnalités d'événement virtuel avec la possibilité de les masquer dans l'application mobile. Les participants qui se connectent via l'application mobile seront invités à indiquer s'ils assistent à l'événement en personne ou virtuellement. S'ils se connectent virtuellement, les fonctionnalités d'événement virtuel (comme les flux) seront visibles, sinon, Eventee les masquera. Les participants peuvent modifier le mode dans les paramètres de l'application à tout moment. L'application web affichera toujours les fonctionnalités d'événement virtuel.
En personne - Masque les fonctionnalités d'événement virtuel dans l'application mobile et web.
Remarque : Le type d'événement, ainsi que vos informations d'événement, peuvent être modifiés dans votre administration (onglet Paramètres → Événement) à tout moment avec une mise à jour instantanée dans l'application.
Une fois que vous avez rempli le formulaire d'informations sur l'événement et cliqué sur le bouton Créer, vous accédez à l'onglet Calendrier de votre événement. Ici, vous pouvez commencer à ajouter vos sessions, conférenciers, scène et bien plus encore.
La partie suivante concerne uniquement les événements virtuels et hybrides, n'hésitez donc pas à ignorer cette partie si vous organisez un événement en personne.
Pour pouvoir diffuser vos flux en direct via Eventee, vous devez choisir votre service de partage vidéo par lequel vous allez diffuser le contenu de votre événement. Liste des outils de diffusion en direct pris en charge.
Une fois que vous avez sélectionné la plateforme de diffusion, ajoutez simplement un lien vers votre vidéo :
Créez une nouvelle session dans votre agenda (section Content → onglet Schedule)
Dans le détail de la session, il y a une section pour les événements virtuels avec une colonne pour l'URL de votre vidéo ou flux - copiez et insérez le lien dans la session et vous êtes prêt !
Si vous souhaitez restreindre l'accès à votre vidéo avant le début de la session, cochez simplement la case sous la colonne du lien vidéo ou flux et planifiez l'accès.
Vous pouvez également utiliser Eventee pour diriger facilement vos participants vers votre salle de réunion en ligne. Vous pouvez utiliser librement Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype ou tout autre outil de réunion en ligne.
Les participants peuvent rejoindre la salle en un seul clic sur le bouton qui apparaîtra sur l'application mobile et web. Pour créer ce bouton, suivez les mêmes étapes que pour les flux, insérez simplement le lien URL dans la colonne pour les réunions virtuelles.
En savoir plus sur les événements virtuels.
La barre supérieure de l'administration contient les sections principales avec différentes sous-sections, qui vous guideront tout au long du processus. Les sections principales sont les suivantes : Tableau de bord, Contenu, Engagement, Utilisateurs, et Paramètres. Juste à côté, vous pouvez trouver deux boutons, Aperçu et Publier.
Le Contenu → Calendrier est l'endroit où vous créez toutes vos scènes et sessions d'événement.
Survolez simplement le bloc horaire souhaité et cliquez pour ajouter une nouvelle session. Le créneau horaire peut être personnalisé dans les détails de la session, il suffit de cliquer n'importe où dans l'agenda et de modifier l'heure manuellement. Pour chaque session individuelle, vous pouvez décider si vous souhaitez créer une Conférence, un Atelier, ou une Pause. Les ateliers ont une capacité limitée de participants à la session, les pauses n'ont pas de capacité limitée, ni d'orateurs, de pistes, ni la possibilité de télécharger des fichiers.
Vous pouvez créer un événement avec des jours non consécutifs dans Eventee. Lisez l'article sur la façon d'ajouter, de déplacer ou de supprimer des jours d'événement étape par étape ou regardez cette courte vidéo où vous pouvez le voir en action.
Remarque : Les jours vides (y compris ceux qui ne contiennent que des pauses) seront masqués, ce qui signifie que les participants ne peuvent voir que les jours avec un agenda.
Pour ajouter une nouvelle scène à votre agenda, cliquez sur Scène dans le coin supérieur droit, puis sur Ajouter une scène. Vous pouvez également modifier l'ordre de vos scènes créées via ce bouton.
Dans l'onglet Contenu → Intervenants, vous pouvez créer des fiches d'information pour chacun de vos intervenants. Remplissez des informations telles que le nom, l'entreprise ou une biographie formatée. Et ce qui est plus important encore - vous pouvez ajouter tous les contacts et réseaux sociaux que l'intervenant souhaite partager avec les participants. En un seul clic dans l'application, les participants peuvent lui envoyer un e-mail ou l'ajouter à leur réseau LinkedIn.
En savoir plus sur la création de votre agenda d'événement.
À chacune de vos sessions, vous pouvez ajouter un nombre illimité de pistes colorées, basées sur les sujets de la session. Avec ces pistes, les participants peuvent facilement filtrer les sujets qui les intéressent.
Créez-les directement dans le détail de chaque session ou créez-les tous à la fois dans Paramètres → onglet Fonctionnalités → Calendrier et Pistes. Chaque piste peut avoir son propre nom et sa propre couleur.
En savoir plus sur les pistes.
La section Contenu comprend également la fonctionnalité permettant de mettre en avant vos sponsors et autres partenaires directement via l'application. Vous la trouverez dans l'onglet Partenaires.
Cette fonctionnalité vous permet de promouvoir vos sponsors ou exposants lors de votre événement en créant leurs cartes de profil, visibles sur l'application mobile et web. Ces profils peuvent contenir des éléments actifs, comme des boutons cliquables.
Cliquez sur Créer votre premier partenaire et commencez à créer le premier profil. Une fois que vous avez créé votre premier partenaire, vous pouvez continuer à en ajouter d'autres avec le bouton Ajouter un nouveau partenaire dans le coin supérieur droit.
Dans le profil du partenaire en administration, il y a deux sections. Sur le côté gauche se trouve une section avec les informations générales : nom de l'entreprise, type de partenariat (sponsor ou exposant), description, site web et contacts.
Sur le côté droit, vous pouvez choisir et ajouter un autre titre, bloc de texte, bouton, images, fichiers et réseaux sociaux. Vous pouvez également les glisser-déposer pour modifier leur ordre.
L'application mobile affiche les partenaires dans la section Plus. Voici à quoi cela ressemble :
En savoir plus sur la fonctionnalité de vitrine des partenaires.
Pendant votre phase de planification, vous pouvez prévisualiser l'événement sur votre ordinateur ou téléphone mobile avec un soi-disant lien magique. Vous pouvez partager le lien de prévisualisation avec n'importe qui.
Vous pouvez trouver le lien de prévisualisation de l'événement dans votre Tableau de bord:Lien magique:
Vous pouvez prévisualiser la page d'accueil de votre événement, l'application web, l'application mobile et le formulaire d'inscription avant de le rendre public. Cliquer sur le bouton Prévisualiser l'événement ouvre une fenêtre modale avec des liens vers les quatre canaux.
Vous pouvez également copier le lien magique et le partager ou télécharger et partager le code QR de l'événement.
L'aperçu de la page d'accueil de l'événement, l'application mobile et l'application web afficheront une bande rouge en bas de la page qui signifie le mode aperçu.
Eventee vous permet d'inviter des membres supplémentaires de l'équipe pour vous aider à organiser l'événement. Hiérarchiquement, voici les utilisateurs qui peuvent gérer votre événement :
Propriétaire - Un utilisateur qui a créé et possède le compte/abonnement (a un accès complet à tous les événements créés sous cet abonnement et à toutes les fonctionnalités)
Administrateurs d'un abonnement - Les utilisateurs qui ont accès à toutes les fonctionnalités du plan d'abonnement et à tous ses événements, par exemple le cas d'usage des agences événementielles
Administrateurs d'un événement - Les utilisateurs qui gèrent les événements individuels (ont accès uniquement aux événement(s) auxquels ils ont été invités)
Modérateurs - Les utilisateurs qui ont accès uniquement à l'onglet Engagement des événements individuels (ils peuvent gérer les questions, les sondages, le fil d'actualité, le mur social, etc.)
Invitez les membres de votre équipe individuellement en ajoutant leurs adresses e-mail à votre administration (section Users → Team), ou importez-les rapidement tous à la fois en téléchargeant des fichiers .txt, .tsv ou .csv contenant la liste complète des adresses e-mail. Eventee enverra automatiquement à chacun d'eux une invitation à votre administration d'événement. En savoir plus sur les utilisateurs Eventee.
Pour inviter et gérer les administrateurs d'une entreprise, accédez à l'aperçu de tous vos événements.
L'aperçu affiche toutes vos entreprises et tous les événements créés dans chacune d'elles. Ici, vous pouvez facilement créer une nouvelle entreprise ou gérer les membres de votre entreprise en cliquant sur le bouton Settings.
