Ako pozvať registrovaných

V tomto článku sa dozvieš, ako importovať a pozvať registrantov, ako pracovať s neplatnými používateľskými e-mailami a ako by mal vyzerať súbor na import.

Než začneme, je dôležité povedať, že môžeš odosielať RSVP len vtedy, keď je tvoj event publikovaný. Režim konceptu je určený iba na testovanie.

Ako začať?

Začni vytvorením zoznamu registrantov v Eventee. Ak chceš pridať registrantov do Eventee, choď na záložku Používatelia -> Registrácia. Tu by si mal vidieť tlačidlo Import na pravej strane obrazovky, vedľa tlačidla Export.

Import registrantov zo súboru

Šablóna súboru na import

Príklad súboru na import registrujúcich nájdeš tu. Iba pole e-mail je povinné.

Postup krok za krokom

Teraz keď vieš, kde začať, poďme si povedať, ako nahrať a namapovať atribúty súboru, aby sa tvoje dáta správne prepojili s Eventee.

1A. V dialógovom okne Import vyber Importovať zo súboru a nahraj svoj súbor s informáciami o účastníkoch. Podporujeme .xls, .xlsx, .csv, a .tsv.

1B. Keď je tvoj súbor nahraný, klikni na Pokračovať a prejdi na ďalšiu obrazovku, kde namapuješ hodnoty zo svojho súboru na atribúty Eventee. Pre každý stĺpec tvojho súboru vyber zodpovedajúcu hodnotu zo zoznamu Eventee.

Tu môžeš nastaviť ďalšie možnosti:

- Preskočiť existujúcich registrantov znamená, že registranti, ktorí už sú v zozname registrantov tvojho eventu, budú preskočení. Uisti sa, že tvoj súbor neobsahuje duplikáty.

- Poslať RSVP e-mail importovaným registrantom automaticky odošle pozvánky registrantom, ktorých práve importuješ. Táto možnosť je dostupná len pre zverejnené eventy.

1C. Kliknite na Pokračovať a nechajte Eventee spracovať vaše dáta. Túto obrazovku môžete kedykoľvek zavrieť a neskôr skontrolovať priebeh, ak to bude treba. Hotovo, super práca!

1D. Stav importu si môžete kedykoľvek skontrolovať cez tlačidlo História.

Ručný import: krok za krokom

Ručný import registrovaných je ideálny v prípadoch, keď potrebujete importovať len e-maily registrovaných alebo nemáte súbor na nahranie. Aj pri ručnom importe však môžete pridať podrobné info o registrovaných, ako je ich meno, spoločnosť, pozícia, odkazy na sociálne siete a pod.

2A. V okne Import vyber možnosť Importovať ručne.

2B. Teraz môžeš jednoducho pridať e-maily registrujúcich alebo zadať akékoľvek ďalšie hodnoty.

Hodnoty musia byť oddelené čiarkami a každý nový účastník musí byť na novom riadku.

Povinné: Email
Voliteľné: Meno, priezvisko, bio, spoločnosť, pozícia, Facebook, LinkedIn, Twitter/X, webová stránka, odkaz na fotku*, telefónne číslo

*Odkaz na fotku - musí to byť odkaz na verejnú fotku končiacu na .jpg alebo .png (NIE na Google Drive, OneDrive, DropBox atď.), ak je potrebné prihlásenie alebo registrácia, nebudeme ju môcť stiahnuť.

2C. Na ďalšej obrazovke musíš priradiť hodnoty, ktoré si zadal, k atribútom Eventee.

Ak je tvoja udalosť už zverejnená, môžeš tiež zaškrtnúť možnosť Poslať RSVP e-mail importovaným registrantom pre automatické odoslanie RSVP e-mailov novo importovaným registrantom.

2D. V ďalšom kroku Eventee spracuje tvoje dáta a pošle pozvánky, ak si túto možnosť zaškrtol v predchádzajúcom kroku. Tento dialóg môžeš kedykoľvek zavrieť, bez toho aby bolo spracovanie prerušené.

2E. Stav môžeš kedykoľvek skontrolovať pomocou tlačidla História.

Stavy registrantov (Stavy registrácie):

• Nepozvaný/Neodoslané: Registrantovi nebol odoslaný e-mail s potvrdením účasti (RSVP).

• Čaká sa na odpoveď: Registrant neodpovedal na pozvánku s RSVP.

• Neplatný e-mail: E-mailová adresa registranta nebola platná.

• Potvrdené (Prijaté): Registrant na RSVP odpovedal kladne ("áno") a účasť potvrdil.

• Odmietnuté: Registrant na RSVP odpovedal záporne ("nie") a účasť odmietol.

Ako riešiť neplatných registrantov

V tomto prípade je najlepšie vždy pozvať registrantov s iným e-mailom, ale ak to nejde, prosím kontaktuj náš tím podpory, a my sa na to pozrieme.

Priradenie registrantov do skupín pomocou importu do Eventee

Ak využívate funkciu skupín, môžete počas importu do administratívneho panelu Eventee jednoducho priradiť registrantov ku konkrétnym skupinám, alebo dokonca vytvoriť úplne nové skupiny.

Hneď ako sa z registranta stane účastník, jeho priradená skupina zostáva rovnaká.

Ako priradiť skupiny počas importu

Ak importujete registrantov prostredníctvom súboru, postupujte podľa týchto krokov:

1. Do svojho súboru pridajte nový stĺpec, ktorý bude zodpovedať názvu skupiny.

2. Pri každom registrantovi v súbore vyplňte názov príslušnej skupiny.

3. Počas importu začiarknite políčko „Create Groups“ (Vytvoriť skupiny) a priraďte atribút „Group Name“ (Názov skupiny).

Vezmite, prosím, na vedomie, že ak sa názov skupiny vo vašom súbore zhoduje s existujúcou skupinou v Eventee, budú k nej registranti priradení automaticky. Ak skupina neexistuje, Eventee ju vytvorí a následne k nej príslušných registrantov priradí.