Slik importerer du påmeldte og sender dem en forespørsel om svar

I denne artikkelen lærer du hvordan du importerer og inviterer påmeldte, hvordan du håndterer ugyldige brukere og mer.

Vær oppmerksom på at du bare kan sende ut en RSVP når arrangementet ditt er publisert. Utkastmodus er kun ment for testformål.

Når du importerer brukere til et publisert arrangement, kan du alltid velge om du vil sende dem en RSVP nå eller senere.

Slik kommer du i gang

Begynn med å opprette listen over påmeldte i Eventee. Gå til fanen Personer → Påmeldinger for å legge til påmeldte i Eventee. Her finner du en knapp for Import på høyre side av skjermen, ved siden av Eksport.

En påmeldt er alle som er involvert i påmeldingsprosessen. Når de bekrefter at de kommer, blir de automatisk deltakere og flyttes til fanen «Deltakere», rett ved siden av Påmeldinger.

Du har nå to alternativer for å importere påmeldte og sende dem RSVP-er: laste opp en fil eller legge dem til manuelt.

Slik importerer du påmeldte fra en fil

Mal for importfil

Før du laster opp filen, må du kontrollere at den oppfyller alle kravene for å importere deltakerne.

Du finner eksempelfilen for import av deltakere her. Bare e-postfeltet er obligatorisk.

Trinnvis veiledning

Nå som du vet hvor du skal begynne, skal vi se på hvordan du laster opp filen og tilordner filattributtene for å koble datafeltene riktig.

1A. I importdialogen velger du Importer fra fil og laster opp filen med deltakerinformasjon. Vi støtter .xls, .xlsx, .csv, og .tsv.

1B. Når filen er lastet opp, klikker du på Fortsett for å gå videre til neste skjermbilde, der du tilordner verdier fra filen til Eventee-attributter. Velg en tilsvarende verdi fra Eventee-listen for hver kolonne i filen.

Her kan du angi flere alternativer:

- Hopp over eksisterende påmeldte betyr at påmeldte som allerede står på arrangementets liste over påmeldte, blir hoppet over. Sørg for at den opplastede filen ikke inneholder duplikater.

- Send en RSVP til importerte påmeldte sender automatisk en RSVP til påmeldte som du importerer nå. Dette alternativet er bare tilgjengelig for publiserte arrangementer.

1C. Klikk på Fortsett for å la Eventee behandle dataene dine. Du kan lukke denne skjermen når som helst og sjekke fremdriften senere ved behov. Ferdig, bra jobbet!

1D. Du kan når som helst sjekke fremdriften ved å klikke på knappen Historikk.

Manuell import: trinnvis veiledning

Manuell import av deltakere er ideelt når du bare trenger å legge til e-postadressene til påmeldte eller ikke har en fil du kan laste opp. Likevel kan du fortsatt inkludere detaljert informasjon om hver påmeldte, for eksempel navn, bedrift, stilling og lenker til sosiale medier.

2A. I importdialogen velger du alternativet Importer manuelt.

2B. Nå kan du enkelt legge til e-postadressene til de påmeldte eller angi andre verdier.

Verdiene må være skilt med komma, og hver nye påmeldte må stå på en ny rad.

Obligatorisk: e-post

Valgfritt: fornavn, etternavn, biografi, bedrift, stilling, Facebook, LinkedIn, Twitter/X, nettsted, bildelenke*, telefonnummer

*Bildelenke - må være en lenke til et offentlig tilgjengelig bilde som slutter på .jpg eller .png (IKKE Google Drive, OneDrive, DropBox osv.). Hvis innlogging eller registrering er nødvendig, kan vi ikke laste det ned.

2C. På neste skjermbilde må du tilordne verdiene du har angitt, til Eventee-attributter.

Hvis arrangementet ditt allerede er offentlig, kan du også merke av for «Send RSVP to imported registrants» for å sende en automatisk RSVP til nylig importerte deltakere.

2D. I neste trinn behandler Eventee dataene dine og sender ut invitasjoner hvis du har valgt alternativet i forrige trinn. Du kan når som helst lukke denne dialogboksen uten å avbryte behandlingen.

2E. Du kan når som helst sjekke fremdriften via «Historikk»-knappen.

Registreringshistorikk

Når du klikker på navnet til en deltaker, kan du se profilen deres, inkludert registreringshistorikken.

Forstå registreringsstatuser:

• Ikke invitert – RSVP-en ble ikke sendt til den registrerte.

• Venter – Den registrerte har ikke svart på RSVP-en.

• Ugyldig e-postadresse – E-postadressen til den registrerte er ugyldig.

• Godtatt – Den registrerte svarte ja på RSVP-en.

• Avslått – Den registrerte svarte nei på RSVP-en.

I kolonnen til venstre ser du attributtene til hver registrerte.

Slik håndterer du ugyldige registrerte

I dette tilfellet er det beste alternativet alltid å invitere brukeren med en annen e-postadresse. Hvis det ikke er mulig, kan du sende en melding til kundestøtteteamet vårt, så undersøker de saken.

Tilordne registrerte til grupper med Eventee-import

Hvis du bruker funksjonen for grupper, kan du enkelt tilordne påmeldte til bestemte grupper – eller til og med opprette nye grupper – mens du importerer dem til administrasjonspanelet i Eventee.

Når en påmeldt blir deltaker, forblir vedkommende i den samme gruppen.

Slik tilordner du grupper under import

Hvis du importerer påmeldte via en fil, følger du disse trinnene:

1. Legg til en ny kolonne i filen som angir gruppenavnet.

2. Fyll inn gruppenavnet for hver påmeldte i filen.

3. Under importen krysser du av for «Opprett grupper» og tilordner attributtet «Gruppenavn».

Vær oppmerksom på at hvis gruppenavnet i filen samsvarer med en gruppe i Eventee, blir de påmeldte automatisk tilordnet denne gruppen. Hvis gruppen ikke finnes, oppretter Eventee den og tilordner deretter de påmeldte til gruppen.

Slik sender du RSVP til påmeldte

Uinviterte påmeldte er personer med statusen «ikke invitert». Du kan sende RSVP til påmeldte først når arrangementet er offentlig. Det finnes to måter å gjøre dette på:

1. Du kan invitere dem direkte når du importerer påmeldte, ved å merke av for alternativet «Send RSVP til importerte deltakere».

2. Eller du kan sende dem en RSVP senere ved å merke av i boksen ved siden av hver påmeldte du vil invitere.

Hvis du vil invitere alle påmeldte, velger du dette alternativet for å slippe å merke av i hver boks manuelt.

Når du velger de påmeldte, kan du sende dem en RSVP.