Hvordan importere påmeldte og sende dem RSVP

I denne artikkelen lærer du hvordan du importerer og inviterer påmeldte, hvordan du håndterer ugyldige brukere, og mer.

Vær oppmerksom på at du kan sende ut en RSVP bare når arrangementet ditt er publisert. Kladdemodus er kun ment for testformål.

Når du importerer brukere til et publisert arrangement, kan du alltid velge om du vil sende dem en RSVP nå eller senere.

Hvor du starter

Begynn med å lage påmeldingslisten din i Eventee. For å legge til påmeldte i Eventee, gå til People → Registrations-fanen. Her skal du se en Import-knapp på høyre side av skjermen, ved siden av Export.

En påmeldt er alle som er involvert i påmeldingsprosessen. Når de bekrefter deltakelsen sin, blir de automatisk en deltaker og flyttes til «Attendee»-fanen rett ved siden av Registrations.

Nå har du to alternativer for å importere påmeldte og sende dem RSVP-er: laste opp en fil eller legge dem til manuelt.

Hvordan importere påmeldte fra en fil

Importmal for fil

Før du laster opp, sørg for at fila di oppfyller alle nødvendige krav for en vellykket import av påmeldte.

Du finner eksempelfila for import av påmeldte her. Bare e-postfeltet er obligatorisk.

Trinn-for-trinn-guide

Nå som du vet hvor du skal starte, la oss se på hvordan du laster opp og mapper filattributtene for å koble datafeltene riktig.

1A. I importdialogen velger du Importer fra fil og laster opp fila di med informasjon om påmeldte. Vi støtter .xls, .xlsx, .csv, og .tsv.

1B. Når fila di er lastet opp, klikker du Fortsett for å gå videre til neste skjerm, der du mapper verdier fra fila di til Eventee-attributter. For hver kolonne i fila di velger du en tilsvarende verdi fra Eventee-lista.

Her kan du sette flere alternativer:

- Hopp over eksisterende påmeldte betyr at deltakere som allerede står på deltakerlista til arrangementet ditt blir hoppet over. Sørg for at fila du laster opp ikke inneholder duplikater.

- Send en RSVP til importerte påmeldte sender automatisk ut en RSVP til deltakerne du importerer nå. Dette alternativet er bare tilgjengelig for publiserte arrangementer.

1C. Klikk Continue for å la Eventee behandle dataene dine. Du kan lukke dette skjermbildet når som helst og sjekke framdriften senere om du trenger det. Alt klart, bra jobba!

1D. Du kan sjekke framdriften når som helst via History-knappen.

Manuell import: steg-for-steg-guide

Manuell import av deltakere er ideell når du bare trenger å legge til e-postadresser til påmeldte eller ikke har en fil å laste opp. Likevel kan du fortsatt inkludere detaljert informasjon om hver påmeldte, som navn, selskap, stilling og lenker til sosiale medier.

2A. I Import-dialogen velger du alternativet Importer manuelt.

2B. Nå kan du enkelt legge til e-postadressene til de påmeldte eller skrive inn eventuelle ekstra verdier.

Verdier må være separert med komma, og hver nye påmeldte må stå på en ny rad.

Obligatorisk: e-post

Valgfritt: fornavn, etternavn, bio, selskap, stilling, Facebook, LinkedIn, Twitter/X, nettside, bildelenke*, telefonnummer

*Bildelenke - må være en lenke til et offentlig bilde som slutter med .jpg eller .png (IKKE Google Drive, OneDrive, DropBox osv.). Hvis innlogging eller registrering er nødvendig, vil vi ikke kunne laste det ned.

2C. På neste skjerm må du tilordne verdiene du har skrevet inn til Eventee-attributter.

Hvis arrangementet ditt allerede er offentlig, kan du også krysse av for «Send RSVP til importerte påmeldte» for å sende automatisk RSVP til nylig importerte påmeldte.

2D. I neste steg vil Eventee behandle dataene dine og sende ut invitasjoner hvis du har huket av for det i forrige steg. Du kan lukke denne dialogen når som helst uten å avbryte prosesseringen.

2E. Du kan sjekke fremdriften når som helst via «History»-knappen.

Registreringshistorikk

Når du klikker på navnet til en påmeldt, kan du se profilen deres, inkludert registreringshistorikken deres.

Forstå registreringsstatuser:

• Ikke invitert - RSVP-en ble ikke sendt til den påmeldte.

• Avventer - Den påmeldte svarte ikke på RSVP-en.

• Ugyldig e-post - Den påmeldtes e-post var ikke gyldig.

• Akseptert - Den påmeldte svarte ja på RSVP-en.

• Avslått - Den påmeldte svarte nei på RSVP-en.

I den venstre kolonnen ser du attributter for hver påmeldt.

Hvordan håndtere ugyldige påmeldte

I dette tilfellet er det beste alternativet alltid å invitere brukeren med en annen e-postadresse. Men hvis det ikke er mulig, send en melding til supportteamet vårt, så vil de se nærmere på det.

Tildel påmeldte til grupper med Eventee-import

Hvis du bruker gruppefunksjonen, kan du enkelt tildele påmeldte til bestemte grupper – eller til og med opprette nye grupper – mens du importerer dem til Eventee-administrasjonspanelet.

Når en påmeldt blir en deltaker, forblir den tildelte gruppa den samme.

Hvordan tildele grupper under import

Hvis du importerer påmeldte via en fil, gjør du dette:

1. Legg til en ny kolonne i fila di som representerer gruppenavn.

2. Fyll inn gruppenavnet for hver påmeldt i fila di.

3. Under import, huk av i boksen «Create Groups» og tildel «Group Name»-attributtet.

Merk at hvis gruppenavnet fra fila di matcher en gruppe i Eventee, blir påmeldte automatisk lagt i den gruppa. Hvis gruppa ikke finnes, oppretter Eventee den og legger påmeldte i den deretter.