Kuinka tuoda ilmoittautuneet ja lähettää heille RSVP-kutsun

Tässä artikkelissa opit, miten voit tuoda ja kutsua ilmoittautujia, miten käsitellä virheellisiä käyttäjiä ja paljon muuta.

Huomaa, että voit lähettää RSVP-kutsun vasta, kun tapahtumasi on julkaistu. Luonnostila on tarkoitettu vain testaustarkoituksiin.

Kun tuot käyttäjiä julkaistuun tapahtumaan, voit aina valita, haluatko lähettää heille RSVP-kutsun heti vai myöhemmin.

Mistä aloittaa

Aloita luomalla ilmoittautujalista Eventeehen. Lisätäksesi ilmoittautujia Eventeehen, siirry People → Registrations-välilehdelle. Täällä sinun pitäisi nähdä Import-painike ruudun oikeassa reunassa, Export-painikkeen vieressä.

Ilmoittautuja on kuka tahansa, joka on mukana ilmoittautumisprosessissa. Kun he vahvistavat osallistumisensa, he muuttuvat automaattisesti osallistujaksi ja siirtyvät ‘Attendee’-välilehdelle heti Registrationsin viereen.

Nyt sinulla on kaksi vaihtoehtoa ilmoittautujien tuomiseksi ja RSVP-kutsujen lähettämiseksi: voit joko ladata tiedoston tai lisätä heidät käsin.

Miten tuoda ilmoittautujia tiedostosta

Tuotavan tiedoston malli

Ennen kuin lataat tiedoston, varmista, että se täyttää kaikki vaatimukset osallistujien onnistunutta tuontia varten.

Löydät esimerkkitiedoston osallistujien tuontia varten täältä. Vain sähköpostikenttä on pakollinen.

Vaiheittainen opas

Nyt kun tiedät, mistä aloittaa, käydään läpi, miten lataat tiedoston ja yhdistät kentät, jotta tiedot linkittyvät oikein.

1A. Tuonti-ikkunassa valitse Tuo tiedostosta ja lataa tiedosto, jossa on osallistujien tiedot. Tuemme tiedostomuotoja .xls, .xlsx, .csv, ja .tsv.

1B. Kun tiedostosi on ladattu, klikkaa Jatka siirtyäksesi seuraavaan näkymään, jossa yhdistät tiedostosi arvot Eventee-attribuutteihin. Valitse jokaiselle tiedostosi sarakkeelle vastaava arvo Eventee-listasta.

Täällä voit asettaa lisäasetuksia:

- Ohita olemassa olevat ilmoittautujat tarkoittaa, että ilmoittautujat, jotka ovat jo tapahtumasi ilmoittautujalistalla, ohitetaan. Varmista, että lataamassasi tiedostossa ei ole duplikaatteja.

- Lähetä RSVP tuoduille ilmoittautujille lähettää automaattisesti RSVP:n ilmoittautujille, joita olet parhaillaan tuomassa. Tämä asetus on saatavilla vain julkaistuille tapahtumille.

1C. Klikkaa Continue niin Eventee voi käsitellä datasi. Voit sulkea tämän näkymän koska tahansa ja tarkistaa etenemisen myöhemmin, jos tarvitset. Valmista, hyvä duuni!

1D. Voit tarkistaa etenemisen koska tahansa History-napin kautta.

Manuaalinen tuonti: vaiheittainen opas

Manuaalinen osallistujien tuonti on ihanteellinen silloin, kun tarvitsee vain lisätä ilmoittautujien sähköpostiosoitteet tai sinulla ei ole tiedostoa ladattavaksi. Voit silti kuitenkin lisätä yksityiskohtaiset tiedot jokaisesta ilmoittautujasta, kuten nimen, yrityksen, aseman ja sometilit.

2A. Import-ikkunassa valitse Import manually -vaihtoehto.

2B. Nyt voit vain lisätä ilmoittautujien sähköpostiosoitteet tai syöttää mitä tahansa lisätietoja.

Arvot on erotettava pilkuilla, ja jokainen uusi ilmoittautuja pitää olla omalla rivillä.

Pakollinen: email

Valinnainen: first name, last name, bio, company, position, Facebook, LinkedIn, Twitter/X, website, photo link*, phone number

*Photo link - täytyy olla linkki julkiseen kuvaan joka päättyy .jpg tai .png (EI Google Drive, OneDrive, DropBox jne.), jos kirjautuminen tai rekisteröityminen vaaditaan, emme pysty lataamaan sitä.

2C. Seuraavalla näytöllä sun pitää liittää antamasi arvot Eventeen attribuutteihin.

Jos tapahtumasi on jo julkinen, voit myös valita kohdan ‘Send RSVP to imported registrants’ lähettääksesi automaattisen RSVP:n uusille tuoduille ilmoittautuneille.

2D. Seuraavassa vaiheessa Eventee käsittelee datasi ja lähettää kutsut, jos valitsit tämän vaihtoehdon edellisessä vaiheessa. Voit sulkea tämän ikkunan milloin tahansa keskeyttämättä käsittelyä.

2E. Voit tarkistaa etenemisen milloin tahansa ‘History’-painikkeen kautta.

Ilmoittautumishistoria

Kun klikkaat ilmoittautuneen nimeä, näet hänen profiilinsa, mukaan lukien ilmoittautumishistorian.

Rekisteröintitilojen ymmärtäminen:

• Ei kutsuttu - RSVP:tä ei lähetetty rekisteröityneelle.

• Odottaa - Rekisteröitynyt ei vastannut RSVP:hen.

• Virheellinen sähköposti - Rekisteröityneen sähköposti ei ollut kelvollinen.

• Hyväksytty - Rekisteröitynyt vastasi kyllä RSVP:hen.

• Hylätty - Rekisteröitynyt vastasi ei RSVP:hen.

Vasemmanpuoleisessa sarakkeessa näet jokaisen rekisteröityneen attribuutit.

Miten käsitellä virheellisiä rekisteröityneitä

Tässä tapauksessa paras vaihtoehto on aina kutsua käyttäjä eri sähköpostiosoitteella. Jos se ei kuitenkaan ole mahdollista, lähetä viesti meidän tukitiimille, niin he tutkivat asian.

Liitä rekisteröityneet ryhmiin Eventee-tuonnin avulla

Jos käytät ryhmäominaisuutta, voit helposti liittää ilmoittautujat tiettyihin ryhmiin – tai jopa luoda uusia ryhmiä – samalla kun tuot heidät Eventeen hallintapaneeliin.

Kun ilmoittautujasta tulee osallistuja, hänen ryhmäliitoksensa pysyy samana.

Miten ryhmät liitetään tuonnin aikana

Jos tuot ilmoittautujia tiedoston kautta, toimi näin:

1. Lisää uusi sarake tiedostoosi, joka edustaa ryhmän nimeä.

2. Täytä ryhmän nimi jokaiselle ilmoittautujalle tiedostossasi.

3. Tuonnin aikana ruksaa "Create Groups" -laatikko ja määritä "Group Name" -attribuutti.

Huomaa, että jos tiedostostasi löytyvä ryhmän nimi täsmää Eventeen ryhmän kanssa, ilmoittautujat liitetään automaattisesti siihen ryhmään. Jos ryhmää ei ole olemassa, Eventee luo sen ja liittää ilmoittautujat sitten sen mukaisesti.