So importierst du Teilnehmende und schickst ihnen eine Zusage-Anfrage (RSVP)

In diesem Artikel erfährst du, wie du Registrierte importierst und einlädst, wie du mit ungültigen Nutzern umgehst und mehr.

Bitte beachte, dass du eine RSVP-Einladung versenden kannst, sobald dein Event veröffentlicht ist. Der Entwurfsmodus ist nur für Testzwecke gedacht.

Wenn du Nutzende zu einem veröffentlichten Event importierst, kannst du immer wählen, ob du ihnen die RSVP jetzt oder später senden möchtest.

Wo du anfangen solltest

Erstelle zuerst deine Registriertenliste in Eventee. Um Registrierte zu Eventee hinzuzufügen, geh bitte zu People → Registrations Tab. Hier solltest du auf der rechten Seite des Bildschirms, neben Export, eine Import-Schaltfläche sehen.

Eine registrierte Person ist jeder, der am Registrierungsprozess beteiligt ist. Sobald sie ihre Teilnahme bestätigen, werden sie automatisch zu Teilnehmenden und in den Tab „Attendee“ direkt neben Registrations verschoben.

Du hast jetzt zwei Optionen, um Registrierte zu importieren und ihnen RSVPs zu senden: eine Datei hochladen oder sie manuell hinzufügen.

Wie du Registrierte aus einer Datei importierst

Vorlage für Importdatei

Bevor du die Datei hochlädst, stell bitte sicher, dass sie alle notwendigen Anforderungen für einen erfolgreichen Import von Teilnehmenden erfüllt.

Die Beispieldatei für den Teilnehmenden-Import findest du hier. Nur das E-Mail-Feld ist erforderlich.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Jetzt, wo du weißt, wo du anfangen musst, schauen wir uns an, wie du die Datei hochlädst und die Datei-Attribute so zuordnest, dass die Datenfelder korrekt verknüpft werden.

1A. Wähle im Import-Dialog Aus Datei importieren und lade deine Datei mit den Teilnehmenden-Informationen hoch. Wir unterstützen .xls, .xlsx, .csv, und .tsv.

1B. Sobald deine Datei hochgeladen ist, klick auf Weiter um zum nächsten Bildschirm zu gelangen, wo du die Werte aus deiner Datei den Eventee-Attributen zuordnest. Für jede Spalte deiner Datei wählst du einen entsprechenden Wert aus der Eventee-Liste aus.

Hier kannst du zusätzliche Optionen festlegen:

- Vorhandene Teilnehmende überspringen bedeutet, dass Teilnehmende, die bereits auf der Teilnehmendenliste deines Events stehen, übersprungen werden. Bitte stell sicher, dass deine hochgeladene Datei keine Duplikate enthält.

- Eine Einladung (RSVP) an importierte Teilnehmende senden sendet automatisch eine Einladung (RSVP) an die Teilnehmenden, die du gerade importierst. Diese Option ist nur für veröffentlichte Events verfügbar.

1C. Klick auf Continue damit Eventee deine Daten verarbeiten kann. Du kannst diesen Bildschirm jederzeit schließen und den Fortschritt später bei Bedarf prüfen. Alles erledigt, gute Arbeit!

1D. Du kannst den Fortschritt jederzeit über den Button History prüfen.

Manueller Import: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Der manuelle Teilnehmerimport ist ideal, wenn du nur Registrierungs-E-Mails hinzufügen musst oder keine Datei hast zum Hochladen. Trotzdem kannst du detaillierte Informationen zu jedem Registrierenden hinzufügen, wie zum Beispiel Name, Firma, Position und Social-Media-Links.

2A. Wähle im Import-Dialog die Option Import manuell aus.

2B. Jetzt kannst du einfach deine Registrierungs-E-Mails hinzufügen oder beliebige zusätzliche Werte eingeben.

Werte müssen durch Kommas getrennt werden, und jede neue registrierte Person muss in einer neuen Zeile stehen.

Erforderlich: E-Mail

Optional: Vorname, Nachname, Bio, Firma, Position, Facebook, LinkedIn, Twitter/X, Website, Fotolink*, Telefonnummer

*Fotolink - muss ein Link zu einem öffentlichen Foto sein, das mit .jpg oder .png endet (NICHT Google Drive, OneDrive, DropBox etc.). Wenn ein Login oder eine Registrierung nötig ist, können wir es nicht herunterladen.

2C. Im nächsten Bildschirm musst du die Werte, die du eingegeben hast, den Eventee-Attributen zuweisen.

Wenn dein Event bereits öffentlich ist, kannst du auch „RSVP an importierte Registrierungen senden“ aktivieren, um automatisch eine RSVP an neu importierte Registrierungen zu verschicken.

2D. Im nächsten Schritt verarbeitet Eventee deine Daten und verschickt Einladungen, wenn du die Option im vorherigen Schritt aktiviert hast. Du kannst diesen Dialog jederzeit schließen, ohne die Verarbeitung zu unterbrechen.

2E. Du kannst den Fortschritt jederzeit über den Button „History“ überprüfen.

Registrierungshistorie

Wenn du auf den Namen einer registrierten Person klickst, kannst du ihr Profil inklusive ihrer Registrierungshistorie ansehen.

Registrierungsstatus verstehen:

• Nicht eingeladen - Die RSVP wurde nicht an die angemeldete Person gesendet.

• Ausstehend - Die angemeldete Person hat nicht auf die RSVP geantwortet.

• Ungültige E-Mail - Die E-Mail-Adresse der angemeldeten Person war nicht gültig.

• Angenommen - Die angemeldete Person hat mit Ja auf die RSVP geantwortet.

• Abgelehnt - Die angemeldete Person hat mit Nein auf die RSVP geantwortet.

In der linken Spalte siehst du die Attribute jeder angemeldeten Person.

So gehst du mit ungültigen Anmeldungen um

In diesem Fall ist es immer die beste Option, den User mit einer anderen E-Mail-Adresse einzuladen. Falls das aber nicht möglich ist, schreib bitte unserem Support-Team, und sie schauen sich das an.

Teilnehmende mit dem Eventee-Import Gruppen zuweisen

Wenn du die Gruppenfunktion nutzt, kannst du Teilnehmende beim Import ganz einfach bestimmten Gruppen zuweisen – oder sogar neue Gruppen erstellen – während du sie ins Eventee-Administrationspanel importierst.

Wenn aus einer Registrierung ein Teilnehmender wird, bleibt die zugewiesene Gruppe gleich.

So weist du Gruppen während des Imports zu

Wenn du Registrierungen per Datei importierst, geh so vor:

1. Füge eine neue Spalte hinzu zu deiner Datei, die den Gruppennamen darstellt.

2. Trage den Gruppennamen ein für jede Registrierung in deiner Datei.

3. Während des Imports aktiviere das Kästchen „Create Groups“ und weise das Attribut „Group Name“ zu.

Bitte beachte: Wenn der Gruppenname aus deiner Datei mit einer Gruppe in Eventee übereinstimmt, werden Registrierungen automatisch dieser Gruppe zugewiesen. Falls die Gruppe nicht existiert, erstellt Eventee sie und weist die Registrierungen anschließend entsprechend zu.