Erstelle Teilnehmergruppen mit unterschiedlichen Funktionszugriffen

Gruppen, ein oft nachgefragtes Feature, ist jetzt in Eventee verfügbar und bereit zur Nutzung!

Was ist das Gruppen-Feature?

Das Gruppen-Feature erlaubt es dir, Teilnehmer bestimmten Gruppen zuzuweisen und ihren Zugang zu bestimmten Funktionen innerhalb der Eventee-App zu steuern.

Wenn du zum Beispiel verschiedene Ticketarten für dein Event anbietest – manche mit Networking-Zugang und andere ohne – hatten bisher entweder alle Teilnehmer Zugang zum Networking oder keiner. Jetzt kannst du festlegen, welche Teilnehmer Zugang haben und welche nicht.

Diese Funktion geht über Networking hinaus; du kannst auch den Zugang zu folgenden Dingen steuern:

• Newsfeed: ermöglicht den Zugriff auf die Funktion, und man kann auch Beiträge nur an bestimmte Gruppen senden.

• Social Wall: ermöglicht den Zugriff auf die Social Wall.

• Session Ratings: ermöglicht das Bewerten von Sessions für die Gruppe.

• Gamification: ermöglicht die Teilnahme an der Gamification-Funktion.

• Schedule: ermöglicht Teilnehmern, den gesamten Veranstaltungszeitplan zu sehen.

Wie erstelle ich meine erste Gruppe?

Um deine erste Gruppe zu erstellen, navigiere zu: Settings → Features → Groups → Manage

Das einzige erforderliche Feld ist der Gruppenname (ein privater Name, der nur dir und deinem Team sichtbar ist). Du kannst auch optional:

1. Einen öffentlichen Namen hinzufügen (sichtbar für Teilnehmende in der App)

2. Eine Farbe zuweisen, um Gruppen leichter zu unterscheiden (wird den Teilnehmenden nicht angezeigt)

3. Auswählen, welche Features die Gruppe nutzen kann

4. Falls du eine Ticketing-Plattform nutzt, einen Ticketnamen angeben, um Teilnehmende automatisch Gruppen zuzuweisen.

Teilnehmende Gruppen zuweisen mit Eventee-Import

Du kannst Teilnehmende ganz einfach bestimmten Gruppen zuweisen – oder sogar neue Gruppen erstellen – während du sie in das Eventee-Administrationspanel importierst.

Wie man Gruppen während des Imports zuweist

Wenn du Teilnehmende über eine Datei importierst, folge diesen Schritten:

1. Füge eine neue Spalte hinzu zu deiner Datei, die den Gruppennamen darstellt.

2. Trage den Gruppennamen ein für jeden Teilnehmer in deiner Datei.

3. Während des Imports, aktiviere das Feld "Gruppen erstellen" und weise das Attribut "Gruppenname" zu.

Bitte beachte, dass wenn der Gruppename aus deiner Datei mit einer Gruppe in Eventee übereinstimmt, die Teilnehmer automatisch in diese Gruppe eingeteilt werden. Falls die Gruppe nicht existiert, wird Eventee sie erstellen und die Teilnehmer entsprechend zuordnen.

Wie funktioniert das Feld „Ticketname“?

Wenn du Tickets über eine integrierte Plattform verkaufst, kannst du Ticketnamen Gruppen zuordnen. Beim Synchronisieren der Ticketverkäufe mit Eventee werden Teilnehmer, die ein bestimmtes Ticket kaufen, automatisch der entsprechenden Gruppe zugeordnet.

Zum Beispiel, wenn du ein "Early Bird" Ticket hast, das den Teilnehmern frühzeitigen Zugang zu Networking ermöglicht, kannst du:

1. Aktiviere Networking für die Gruppe "Early Bird".

2. Füge den Ticketnamen ganz unten hinzu.

3. Speichere die Einstellungen und deaktiviere Networking für alle anderen Gruppen.

Jetzt können sich nur die Early-Bird-Teilnehmer vernetzen, bis du die Gruppeneinstellungen anpasst.

Newsfeed-Posts an bestimmte Gruppen senden

Neben der Begrenzung des Funktionszugriffs kannst du Gruppen auch nutzen, um gezielte Newsfeed-Posts zu senden.

Zum Beispiel kannst du bei einem IT-Event Entwickler und Manager über spezielle Sessions oder Stände informieren, während du andere allgemeine Erinnerungen an alle Teilnehmer sendest.

Zusätzlich kannst du Interaktionen von Posts nach Gruppen exportieren, um das Engagement leichter zu verfolgen. Du kannst auch Daten für alle Gruppen gleichzeitig exportieren.

Bitte beachten, dass Admins und Moderatoren immer Benachrichtigungen erhalten und Beiträge für alle Gruppen sehen können. Wenn du die Funktion testest, benutze ein Teilnehmerkonto, um das korrekte Verhalten zu sehen.

Einladungen und Erinnerungen an spezifische Gruppen senden

In Nutzer → Teilnehmer, kannst du Teilnehmer nach Gruppen filtern und gezielte Einladungen oder Erinnerungen senden, um die App herunterzuladen.

Das ist besonders nützlich, wenn du planst, Teilnehmer in Phasen einzuladen.

Zugang während des Events anpassen

Du kannst Gruppeneinstellungen jederzeit aktualisieren—vor, während oder nach dem Event. Du kannst Teilnehmer auch neu zuweisen, wann immer es nötig ist.

Um Teilnehmer neu zuzuweisen:

1. Gehe zu Nutzer → Teilnehmer

2. Wähle die(n) Teilnehmer aus

3. Klicke auf den grünen Button neben Einladungen und wähle eine andere Gruppe

Um den Zugriff zu ändern:

1. Gehe zu Users → Attendees

2. Finde die Gruppen in der unteren linken Ecke.

3. Klicke auf den Stift Button neben dem Namen einer bestimmten Gruppe.

4. Aktiviere oder deaktiviere Funktionen und klicke auf den Speichern Button.

Mit der Gruppenfunktion hast du die volle Kontrolle über den Zugriff und die Kommunikation der Teilnehmer, was die Verwaltung deines Events so einfach wie nie macht!