Jak pozvat registranty

V tomto článku se dozvíte, jak importovat a pozvat registranty, jak pracovat s invalidními uživatelskými e-maily a jak by měl vypadat soubor pro import.

Než začneme, je důležité říct, že můžete odesílat RSVP pouze tehdy, když je váš event publikovaný. Režim konceptu je určen pouze pro testování.

Jak začít?

Začněte vytvořením seznamu registrantů v Eventee. Chcete-li přidat registranty do Eventee, přejděte na záložku Uživatelé -> Registrace. Zde byste měli vidět tlačítko Import na pravé straně obrazovky, vedle tlačítka Export.

Import registrantů ze souboru

Šablona souboru pro import

Příklad souboru pro import registrantů najdete zde. Pouze pole e-mail je povinné.

Průvodce krok za krokem

Nyní, když víte, kde začít, pojďme si říct, jak nahrát a namapovat atributy souboru, aby se správně propojila vaše data s Eventee.

1A. V dialogovém okně Import vyberte Importovat ze souboru a nahrajte svůj soubor s informacemi o účastnících. Podporujeme .xls, .xlsx, .csv, a .tsv.

1B. Jakmile je váš soubor nahrán, klikněte na Pokračovat a přejděte na další obrazovku, kde namapujete hodnoty ze svého souboru na atributy Eventee. Pro každý sloupec vašeho souboru vyberte odpovídající hodnotu ze seznamu Eventee.

Zde můžete nastavit další možnosti:

- Přeskočit existující registranty znamená, že registranti, kteří již jsou na seznamu registrantů vašeho eventu, budou přeskočeni. Ujistěte se prosím, že váš soubor neobsahuje duplikáty.

- Poslat RSVP e-mail importovaným registrantům automaticky odešle pozvánky registratům, které právě importujete. Tato možnost je dostupná pouze pro publikované eventy.

1C. Klikněte na Pokračovat a nechte Eventee zpracovat vaše data. Tuto obrazovku můžete kdykoli zavřít a později zkontrolovat průběh, pokud je to potřeba. Hotovo, dobrá práce!

1D. Stav importu si můžete kdykoli zkontrolovat přes tlačítko Historie.

Ruční import: průvodce krok za krokem

Ruční import registrantů je ideální pro případy, kdy potřebujete importovat pouze e-maily registrantů nebo nemáte soubor k nahrání. Nicméně i při ručním importu můžete přidat podrobné informace o registrantech, jako je jejich jméno, společnost, pozice, odkazy na sociální sítě atd.

2A. V dialogovém okně Import vyberte možnost Importovat ručně.

2B. Nyní můžete jednoduše přidat e-maily registrantů nebo zadat jakékoli další hodnoty.

Hodnoty musí být odděleny čárkami a každý nový účastník musí být na novém řádku.

Povinné: Email
Volitelné: Jméno, příjmení, bio, společnost, pozice, Facebook, LinkedIn, Twitter/X, webová stránka, odkaz na fotografii*, telefonní číslo

*Odkaz na fotografii - musí to být odkaz na veřejnou fotografii končící na .jpg nebo .png (NE na Google Drive, OneDrive, DropBox atd.), pokud je nutné přihlášení nebo registrace, nebudeme ji moci stáhnout.

2C. Na další obrazovce musíte přiřadit hodnoty, které jste zadali, k atributům Eventee.

Pokud je váš event už zveřejněný, můžete také zaškrtnout možnost Poslat RSVP e-mail importovaným registrantům pro automatické odeslání RSVP e-mailů nově importovaným registrantům.

2D. V dalším kroku Eventee zpracuje vaše data a odešle pozvánky, pokud jste tuto možnost zaškrtli v předchozím kroku. Tento dialog můžete kdykoli zavřít, aniž byste přerušili zpracování.

2E. Stav můžete kdykoli zkontrolovat pomocí tlačítka Historie.

Stavy registrantů (Registrant Statuses):

• Nepozván/Neodesláno (Not invited): Registrantovi nebyl odeslán e-mail s žádostí o potvrzení účasti (RSVP).

• Čeká se na odpověď (Pending): Registrant dosud neodpověděl na RSVP pozvánku.

• Neplatný e-mail (Invalid email): E-mailová adresa registranta nebyla platná.

• Potvrzeno (Accepted): Registrant na RSVP odpověděl kladně ("ano") a účast potvrdil.

• Odmítnuto (Declined): Registrant na RSVP odpověděl záporně ("ne") a účast odmítl.

Jak řešit neplatné registranty

V tomto případě je vždy nejlepší možností pozvat registranty s jiným e-mailem, ale pokud to není možné, prosím kontaktujte náš tým podpory, a my se na to podíváme.

Přiřazení registrantů do skupin pomocí importu do Eventee

Pokud využíváte funkci skupin, můžete během importu do administračního panelu Eventee snadno přiřadit registranty ke konkrétním skupinám, nebo dokonce vytvořit skupiny úplně nové.

Jakmile se z registranta stane účastník, jeho přiřazená skupina zůstává stejná.

Jak přiřadit skupiny během importu

Pokud importujete registranty prostřednictvím souboru, postupujte podle těchto kroků:

1. Do svého souboru přidejte nový sloupec, který bude odpovídat názvu skupiny.

2. U každého registranta v souboru vyplňte název příslušné skupiny.

3. Během importu zaškrtněte políčko „Create Groups“ (Vytvořit skupiny) a přiřaďte atribut „Group Name“ (Název skupiny).

Vezměte prosím na vědomí, že pokud se název skupiny ve vašem souboru shoduje s existující skupinou v Eventee, budou k ní registranți přiřazeni automaticky. Pokud skupina neexistuje, Eventee ji vytvoří a následně k ní příslušné registranty přiřadí.